住民税の特別徴収税額決定通知書の電子化とは？準備や注意点を解説

電子データの受け取りにはeLTAXでの電子申告が必要

住民税の特別徴収税額決定通知書を電子データで受け取るには、特別徴収義務者である企業が給与支払報告書を地方税ポータルシステム「eLTAX」で電子申告し、受け取り方法を電子データに指定する必要があります。

給与支払報告書の提出期限は毎年1月末です。そのため、1月下旬にはeLTAXにアクセスが集中することも想定されます。送信処理に時間を要する可能性があるため、できるだけ早めに電子申告を済ませておくことをおすすめします。

なお、給与支払報告書を紙の書面で提出している場合には、住民税の特別徴収税額決定通知書の電子データによる配付を選択できません。住民税の特別徴収税額決定通知書を電子データで受け取るにはeLTAXの利用届出を済ませることに加え、給与支払報告書を期限内に電子申告することが必須となります。

■電子データで受け取る際の流れ

副本の電子データ配付は廃止

住民税の特別徴収税額決定通知書の電子データによる受け取りが選択できるようになったことに伴い、副本の電子データ配付が廃止されました。従来、住民税の特別徴収税額決定通知書は紙の書面と併せて、電子データが副本として配付されていましたが、2024年6月以降は、紙の通知書を受け取ることを選択すると電子データを受け取ることはできません。

これまで副本のデータを給与システムに取り込んでいた企業では、従来どおりのフローを維持するためには、電子データでの受け取りの選択が必須となります。紙の書面は受け取ることができなくなる点に注意が必要です。

2024年6月以降、住民税の特別徴収税額決定通知書の受取方法は、下記の4パターンとなります。

■受け取り方法のパターン

住民税決定通知書と特別徴収税額決定通知書の違い

住民税決定通知書とは、一般的に普通徴収・特別徴収の双方について住民税額を知らせる通知書全体のことで、このうち特別徴収の場合の通知書を指す言葉が特別徴収税額決定通知書です。

住民税の徴収には「普通徴収」と「特別徴収」の2種類があります。普通徴収は納税者が住民税を直接納付する方法で、特別徴収は勤務先が各従業員の納税額に応じて給与から控除（天引き）し、納税者に代わって納付する方法のことです。住民税の徴収漏れを防ぐ観点から、給与所得者の場合は原則として特別徴収によって住民税を各市区町村に納付することになっています。

特別徴収税額決定通知書の項目

特別徴収税額決定通知書には、下記の項目が記載されています。各項目の記載内容は下表のとおりです。

■特別徴収税額決定通知書の項目

手入力による人的ミスを防げる

書面から給与システムなどに手入力する必要がなくなり、人的ミスを抑制しやすくなることは、住民税の特別徴収税額決定通知書を電子化するメリットの1つです。紙の書面で通知書を受け取ると、給与システムなどを手作業で更新しなければならないケースがありますが、その場合は入力ミスが生じる可能性を否定できません。

通知書の電子化に伴い、データを給与システムなどに取り込むことができれば、入力ミスはなくなります。

コスト削減や負担軽減につながる

特別徴収税額決定通知書を電子化すると、業務フローがシンプルになり、コスト削減や従業員の負担軽減につながることもメリットといえます。電子化により、特別徴収税額決定通知書を仕分け・封入し、従業員に手渡しや郵送で配布する手間を削減することが可能です。一連の作業に要していた時間や手間が削減されることによって、給与事務担当者はコア業務に集中しやすくなります。

住民税の特別徴収税額決定通知書は、自治体によって届く時期がまちまちです。通知書が届くたびに仕分け・封入し、手渡しや郵送で配布するといった作業が発生していたことを踏まえると、電子化による業務効率化の効果は決して少なくありません。

従業員側も迅速な確認が可能になる

書面の封入・配付作業が不要になることで、住民税の特別徴収税額が従業員に通知されるまでの時間が短縮されるといったメリットもあります。企業に住民税の特別徴収税額決定通知書が届いてから、給与システムへの入力作業を終え、従業員に配布する通知書を仕分け・封入・配付するまでには時間がかかります。電子データによって即座に従業員へ展開できるようになれば、従業員も迅速な確認が可能です。

住民税の特別徴収税額決定通知書は、企業などの特別徴収義務者を経由して従業員に通知しなければならないと法令で定められています。そのため、従業員がマイナポータルなどを通じて自身の住民税額を直接確認することはできません。電子データで住民税の特別徴収税額決定通知書を配付すれば、法令を守りながら、従業員への迅速な配付が可能になります。

配布されるZIPファイルの解凍には専用ソフトが必要

住民税の特別徴収税額決定通知書の電子化で注意しなければならないのは、配付されるZIPファイルにセキュリティレベルの高い規格（AES-256）が採用されている点です。

Windows 11にはZIPファイルを展開する機能が標準搭載されているものの、この標準機能で対応できるのは一般的な暗号化方式です。住民税の特別徴収税額決定通知書に採用されているAES-256には対応していないため、専用の解凍ソフトが従業員のパソコンに搭載されていない場合は、別途インストールしなくてはなりません。

また、住民税の特別徴収税額決定通知書のZIPファイルを解凍するにはパスワードが必要で、従業員は、下記のような手順で通知書のデータを確認します。

■住民税の特別徴収税額決定通知書の解凍手順

• ※ QRコードはデンソーウェーブの登録商標です。

そのため、企業ではeLTAXのパスワード確認サイト専用URLが記載されたPDFファイルを各従業員へ配付する作業が必要です。解凍ソフトのインストール方法やソフトの操作方法、暗号化方式に関する説明など、従業員への周知が必要な事項が少なからず発生することは、認識しておかなければなりません。

受け取り方法を指定したら変更できない

住民税の特別徴収税額決定通知書を紙の書面で受け取るか、電子データで受け取るかを選択・指定すると、原則として年度途中に受け取り方法を変更することはできない点にも注意しましょう。

受け取り方法の変更を届け出ることもできますが、自治体ごとに期限が定められています。電子データによる配付へと移行後、何らかの不具合や不都合が発覚したとしても、変更の届出の期限が過ぎたら、紙の書面による配付には戻せません。電子化を選択する際は、電子化によって生じる可能性のある不具合やトラブルを事前に把握した上で、対策を講じておく必要があります。

また、従業員用（納税義務者用）決定通知の受け取り方法は、全社一律で選択しなければなりません。ある従業員は従来どおり書面で受け取り、別の従業員はデータで受け取るといったことはできない点にも注意が必要です。通知書を配布する前に、従業員へ周知しておくことが重要です。

業務フローの検討

住民税の特別徴収税額決定通知書を電子配付したい場合は、eLTAXからデータをダウンロードする際の業務フローを検討しておくのが重要です。住民税の特別徴収税額決定通知書を電子データで配付する際の手順は下記のとおりです。

■住民税の特別徴収税額決定通知書を電子データで配付する際の手順

企業側は、上記のうち「1」の進め方について業務フローを検討しておくことが大切です。eLTAXでは、複数の特別徴収税額決定通知書をまとめてダウンロードしようとすると、通知の一覧から必要なデータを探さなくてはなりません。eLTAXに届いた通知を開くには、メールで別送される保護番号を入力する必要もあるため、一定の手間がかかります。

また、多数のデータを一度にダウンロードした場合、ダウンロードが完了するまでに時間を要することも想定されます。ダウンロードの抜け漏れを防ぎつつ、ダウンロードに極力時間をかけないようにするには、通知が届いたら、その都度ダウンロードする業務フローを構築し、一連の業務を効率化できる方法を考えておくのが得策です。

データの配付方法の検討

住民税の特別徴収税額決定通知書を電子配付したい場合は、配付方法についても事前に検討しておく必要があります。配付方法として想定されるのは、ダウンロードした通知書のデータ一式を個別にメールで配信する方法か、給与システムなどに取り込んで配付する方法です。

メール配信であれば各従業員宛てにメールを送ればよいものの、通知が届くたびに個別にメールを作成して送信する手間がかかります。メール本文のテンプレートを用意するなど、業務フローをできるだけ簡素化することが重要です。

なお、電子データによる配付にはデータ改ざんのリスクが伴います。特別徴収税額決定通知書が届いてから、各従業員の手元に届くまでにデータが改ざんされていないことを確認するための手段として、「eLTAX 特別徴収税通記載事項確認サイト」が公開されています。このWebサイトでPDFファイルに掲載されている2次元コードを読み取るか、PDFファイルをアップロードすることにより、改ざんが行われた形跡がないかチェックすることが可能です。

配付するデータの信頼性を担保する意味でも、こうした仕組みが提供されていることを従業員に通知しておくことをおすすめします。

解凍ソフトの準備

住民税の特別徴収税額決定通知書を電子配布した場合、従業員それぞれがパスワードを取得した上で、給与事務担当者から配付されたZIPファイルを解凍しなければならないため、企業側で解凍ソフトを準備しておく必要があります。Windowsの標準機能では解凍できないため、あらかじめAES-256に対応している解凍ソフトのインストールを各従業員に依頼するとともに、操作方法を含めて周知しておかなければなりません。

周知が徹底されていないと、通知書のファイル一式を配付した際に「ZIPファイルが解凍できない」「ファイルの内容を確認できない」といった問い合わせが頻発する原因となります。情報システム部門などとも連携を図りながら、従業員が使用している端末に問題なく解凍ソフトがインストールされているか、従業員が操作方法を理解しているかといった点を確認しておくことが重要です。

達人Cube「データ収集・配信」年調オプションでの配布方法

達人Cube「データ収集・配信」年調オプションとは、年末調整に必要な従業員からの「情報・資料収集」、未提出の把握などの「収集状況管理」、従業員への源泉徴収票の「配信」などをクラウド上でセキュアに行うサービスです。顧問先社員への紙の配布・回収を電子化するだけでなく、収集した情報は「年調・法定調書の達人」と連携することで帳票作成を効率化する等、手間のかかる年末調整業務を最大限に効率化します。
達人Cube「データ収集・配信」年調オプションでは令和7年3月より、eLTAXから特別徴収税額決定通知書を一括ダウンロードし、社員へ一斉配信を実現する機能を提供開始予定です。達人Cube「データ収集・配信」年調オプションでは、下図の通り、簡単かつ確実に特別徴収税額決定通知書を配布します。以下に、達人Cube「データ収集・配信」年調オプションで配信する3つのメリットを解説します。

• ※ 現在開発中のため、画面イメージは実際のシステムと異なる場合がございます。ご了承下さい。

■達人Cube「データ収集・配信」年調オプションでの配布フロー

メリット①：「一括ダウンロード」と「自動割り当て」で効率的にインポートできる

eLTAXに届いている全地方自治体の特別徴収税額決定通知書を一括ダウンロードし、各社員に自動で割り当てます。割り当て基準は複数項目でチェックしており、割り当て先が不明な特別徴収税額決定通知書はアラートを発出し、誤配信を防ぎます。また、ダウンロード画面ではダウンロード状況を進捗管理します。

メリット②：ワンクリックで一斉配信し、受取状況も画面上でタイムリーに確認できる

ダウンロードした特別徴収税額決定通知書は、配信管理画面から一斉配信し、進捗状況を管理できます。担当者は達人Cube「データ収集・配信」年調オプションから一括で配信通知をメールで発出し、社員はマイページにログインし、特別徴収税額決定通知書を受け取ります。メール文はテンプレートが用意されており、担当者はシンプルな操作で配信可能です。
また、配信した後は各社員の受取状況を管理できます。「配信済」と「受取確認済」のステータスで管理可能なため、特別徴収税額決定通知書を受け取れていない社員へ個別フォローできます。

メリット③：社員が暗号化ファイルを解凍する必要がない

上記の通り、eLTAXから特別徴収税額決定通知書は暗号化ファイル（zip形式）で届き、各社員での解凍処理が必要です。また、解凍にはWindowsやAndroidのスマートフォンには標準搭載されていない解凍ソフトが必要です。達人Cube「データ収集・配信」年調オプションでは、各社員がマイページにログインし、特別徴収税額決定通知書を受け取ろうとした際に、システムが裏側で解凍処理を施すため、各社員は暗号化されていることを一切意識する必要がありません。本機能には、担当者が社員からの解凍処理に関する問合せ対応に追われる心配がなくなるというメリットもあります。

達人Cube「データ収集・配信」年調オプションに関するお問い合わせはこちら