電子帳簿保存法の対象書類を一覧で解説

電子帳簿等保存の対象書類

電子帳簿等保存の対象となる書類には、自分で最初から一貫して電子データで作成した国税関係帳簿と決算関係書類、取引関係書類の控えが該当します。例えば、電子データで作成した下記のような書類は、電子帳簿等保存の対象です。

＜国税関係帳簿の主な例＞

• ・ 仕訳帳
• ・ 総勘定元帳
• ・ 売掛金元帳
• ・ 買掛金元帳
• ・ 現金出納帳
• ・ 固定資産台帳

＜決算関係書類の主な例＞

• ・ 試算表
• ・ 棚卸表
• ・ 貸借対照表
• ・ 損益計算書

＜取引関係書類の主な例＞

• ・ 見積書の控え
• ・ 納品書の控え
• ・ 請求書の控え
• ・ 領収書の控え

なお、一貫して電子データで作成した場合とは、例えば会計ソフトや表計算ソフトなどを使って、最後まで書類を作成したケースが該当します。作成したデータを紙に印刷し、印刷後に手書きで金額や取引に関する追記をした書類は、一貫して電子データで作成された書類には含まれません。

これらの対象書類については、電子帳簿保存法上の電子帳簿等保存の要件を満たせば、電子データのまま保存することが認められます。電子データ形式でも、税法で要求されている帳簿や書類の保存義務に対応したことになるのです。一方で、電子帳簿等保存は義務ではないため、印刷した紙を保存しても差し支えありません。

スキャナ保存の対象書類

スキャナ保存の対象書類には、自分が紙で作成した取引関係書類の控えと、取引先から紙で受け取った取引関係書類が該当します。対象となる書類の具体例は、下記のとおりです。

＜取引関係書類の主な例＞

• ・ 自分が紙で作成した見積書の控え
• ・ 自分が紙で作成した納品書の控え
• ・ 自分が紙で作成した請求書の控え
• ・ 自分が紙で作成した領収書の控え
• ・ 紙で受け取った見積書
• ・ 紙で受け取った納品書
• ・ 紙で受け取った請求書
• ・ 紙で受け取った領収書

これらの書類については、スキャナ保存の要件を満たした状態でスキャンした画像が保存されていれば、紙の原本は破棄しても問題ありません。注意点として、スキャナ保存が可能な書類は、資金や物の流れに直接関わる「重要書類」と、直接関わらない「一般書類」に分類されていて、それぞれ要件が異なります。重要書類はカラーでの保存が必須とされているのに対して、一般書類はグレースケールでの保存も認められています。上記のうち納品書・請求書・領収書は重要書類、見積書は一般書類に該当する書類です。

なお、スキャナ保存についても、電子帳簿等保存と同様に対応は任意とされているため、原本を紙のまま保存していても問題ありません。

電子取引のデータ保存の対象書類

電子取引のデータ保存の対象となる書類には、取引先と電子的にやりとりしたすべてのデータが含まれます。対象となるのは、下記のような書類です。

＜電子取引のデータ保存が必要な書類の主な例＞

• ・ 電子的にやりとりした見積書
• ・ 電子的にやりとりした納品書
• ・ 電子的にやりとりした請求書
• ・ 電子的にやりとりした領収書

例えば、Web請求書システムで送られた請求書や、メール添付されたPDFファイルの請求書・領収書、EDI取引のデータ、クラウドサービスを利用した取引データなどは、いずれも電子取引のデータ保存の対象書類となります。

電子帳簿等保存の主な要件

電子帳簿等保存の主な要件は、下記の3点です。

＜電子帳簿等保存の主な要件＞

• ・ システム概要書や操作説明書などを備えつけること
• ・ 記録事項を画面に表示したり、すみやかに印刷したりできること
• ・ 真実性・可視性が確保されていること

真実性とは記録の訂正・削除の記録が残る仕組みになっていること、可視性とはデータが検索できる状態になっていることを指します。

スキャナ保存の主な要件

スキャナ保存には、下記の3つの要件が定められています。

＜スキャナ保存の主な要件＞

• ・ 定められた入力期間内に入力すること
• ・ 解像度200dpi相当以上で読み取ること
• ・ 入力単位ごとのスキャンデータにタイムスタンプを付すこと

なお、資金や物の流れに直接関わらない一般書類では、責任者や入力の順序、方法などに関する事務手続きを明らかにした書類を備え付けていれば、入力期間の制限なく入力することも可能です。

電子取引のデータ保存の主な要件

電子取引のデータ保存では、真実性の確保と可視性の確保について要件が定められています。例えば、真実性の確保の要件であれば、「タイムスタンプが付与された電子データを受領すること」「内容の改ざんや削除など不正防止のための規程を定め、遵守すること」といった要件のいずれかに対応していれば、要件を満たしたことになります。

可視性の確保については、下記の4つの要件すべてを満たさなければなりません。

＜電子取引のデータ保存に関する可視性の確保の主な要件＞

• ・ データを保存する場所に、パソコンやプリンターなどの操作マニュアルを備え付けること
• ・ パソコンなどで使用するシステムの概要が記載してある書類を備え付けること
• ・ 電子データが整然とした形で保存されており、明瞭な状態でパソコンの画面や紙媒体にすみやかに出力できるようにしておくこと
• ・ 検索機能を備えていること

電子取引のデータ保存は義務化されている

電子帳簿保存法における3つの保存区分のうち、電子取引のデータ保存については、ほぼすべての事業者が対応しなければならない点に注意が必要です。個人事業主でも、電子データとしてやりとりした取引データに関しては、データのまま保存しておく必要があります。例えば、電子データで受け取った見積書や請求書、領収書を印刷し、紙の状態でファイルに入れて保管しても、税法上の保存要件を満たしたことにはなりません。

電子取引のデータ保存の要件を確認した上で、要件を満たした保存ができる仕組みの導入が必要です。

スキャナ保存を行いたい場合は準備が必要になる

スキャナ保存を行いたい場合は、対応機器やマニュアル整備などの準備が必要になる点にも注意が必要です。スキャナ保存は義務ではないものの、取引関係書類について紙ではなくデータ形式で保存しておきたいのであれば、スキャナ保存の要件に則った形でデータを取り込むことが求められます。要件を満たす解像度などに対応可能なスキャナなどの機器類をそろえなければなりません。

なお、200dpi以上という解像度は一般的なオフィス機器として流通しているスキャナであれば、ほとんどのケースにおいて条件に適合しています。ただし、低解像度でのスキャン設定が可能な機器の場合は、注意が必要です。誤って200dpi未満の解像度でスキャンすることのないよう、機器の操作方法や操作手順をマニュアル化した上で周知徹底しておきましょう。

電子帳簿保存法の要件を満たしていなかった場合は追徴課税などのリスクがある

電子帳簿保存法の要件を満たして保存していたつもりが、実際には要件を満たせていなかった場合、青色申告の承認取り消しや追徴課税などの対象となるおそれがある点にも注意しなければなりません。さらに、会社法第976条に規定されている帳簿書類の保存義務に違反したこととなって、罰則の対象となる可能性もあります。

法令に違反することがないよう、電子帳簿保存法に定められた要件を十分に確認し、社内体制を整備していくことが重要です。

社内規程・業務フローの整備が必要になる

電子帳簿保存法に対応するには、社内規程や業務フローを電子帳簿保存法に則った形に改めていく必要もあります。保存区分ごとに書類を分類し、区分ごとに保存要件を満たす保存方法をルールとして整備して、社内に周知徹底しなければならないため、対応には時間がかかります。

電子帳簿保存法に対応した保存方法を導入する際は、時間の余裕を持って準備を進めましょう。

紙による保存のリスクも念頭に置いておく

電子帳簿保存法に対応した保存方法の導入には手間がかかりますが、一方で、紙による保存には特有のリスクがあることも、念頭に置いておかなければなりません。紙の書類は電子データとは異なり、整理方法を工夫しなければ必要な書類をすぐに見つけられない場合があります。また、紙はデータのようにバックアップできないことから、火災や水害などの災害が発生した際に消失するおそれがあることも難点です。

電子帳簿保存法への対応を検討する際は、紙による保存のリスクも考慮して、対応するかどうかを決める必要があります。