法定調書とは？種類や作成方法、注意点などを解説

給与所得の源泉徴収票

「給与所得の源泉徴収票」は、給与支払いを行った事業者が作成する法定調書です。一般的には源泉徴収票と呼ばれます。役員や正社員をはじめ、アルバイトやパートなどであっても、給与などを支払った場合は源泉徴収票を作成しなければなりません。

作成した源泉徴収票は、本人への交付が義務付けられています。また、所定の要件を満たす場合は、税務署への提出も必要です。税務署へ提出が必要になるのは、下記の対象者に対する支払金額が、提出範囲の要件を満たしている場合です。年末調整を受けているか受けていないかによって、税務署への提出が必要になる源泉徴収票の要件は変わります。

■年末調整を受けている方の源泉徴収票の提出範囲

■年末調整を受けていない方の源泉徴収票の提出範囲

退職所得の源泉徴収票

「退職所得の源泉徴収票」は、役員や従業員に退職手当などの支払いをした場合に作成が必要な書類です。退職手当などの支払いをした事業者は、退職所得の源泉徴収票を作成し、退職日から1ヵ月以内に本人へ交付しなければなりません。また、役員に退職手当などを支払った場合は、税務署への提出も必要です。

なお、死亡による退職の場合は、相続税法の規定による「退職手当金等受給者別支払調書」を提出することになるため、退職所得の源泉徴収票の作成は不要とされています。

報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書

「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」は、フリーランスや税理士、弁護士などに源泉徴収の対象となる報酬を支払った事業者が作成する法定調書です。源泉徴収の対象になる報酬の範囲は、所得税法によって定められています。また、税務署への支払調書の提出が必要になる範囲については、報酬の種類によって金額の要件が異なっていて、例えば外交員、集金人、電力量計の検針人などの場合は、年間の支払額が50万円を超えた場合に提出が必要です。

なお、この支払調書については、報酬の支払先への交付は義務付けられていません。ただし、慣習として支払先に発行しているケースもあります。

不動産の使用料等の支払調書

「不動産の使用料等の支払調書」は、同じ相手に対する不動産の使用料などの支払いが、15万円を超える場合に作成する法定調書です。不動産、不動産の上に存する権利、総トン数20トン以上の船舶、航空機の借受けの対価などの支払いをする法人と不動産業者である個人が作成し、税務署へ提出します。ただし、支払先が法人である場合は、賃借料を除く更新料や権利金などが15万円を超えた場合のみが対象となります。法人に対して家賃や賃借料のみを支払っているのであれば、支払調書の提出は不要です。

また、不動産業者である個人のうち、主に建物の賃貸借の代理・仲介事業を営んでいる方は、支払調書の提出義務がありません。

不動産等の譲受けの対価の支払調書

「不動産等の譲受けの対価の支払調書」の作成が必要になるのは、同じ相手から買い取った不動産などの対価の支払額が、年間100万円を超える場合です。譲り受けた不動産、不動産の上に存する権利、総トン数20トン以上の船舶、航空機の対価の支払いをする法人と不動産業者である個人が作成し、税務署へ提出します。

ただし、「不動産の使用料等の支払調書」と同様に、不動産業者である個人のうち、主に建物の賃貸借の代理・仲介事業を営んでいる方は、支払調書の提出義務がありません。

不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書

「不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書」は、不動産等の売買や貸付けのあっせん手数料について、同じ相手に対して年間15万円を超える金額を支払った場合に作成する法定調書です。あっせん手数料を支払った法人と不動産業者である個人は、この支払調書を税務署に提出しなければなりません。ただし、「不動産の使用料等の支払調書」と同様、不動産業者である個人のうち、主に建物の賃貸借の代理・仲介事業を営んでいる方は提出不要です。

なお、「不動産の使用料等の支払調書」や「不動産等の譲受けの対価の支払調書」について、「あっせんをした者」欄に記載して税務署へ提出する場合は、この支払調書の提出を省略できます。

給与所得の源泉徴収票

「給与所得の源泉徴収票」には、給与等を支払った個人の氏名、住所、マイナンバーといった個人情報のほか、1年間（その年の1月1日～12月31日）に支給した給与・賞与の合計額を記入します。加えて、給与所得控除後の金額、年末調整で適用した控除の種類や金額、源泉徴収税額などの記載も必要です。

作成にあたっては、従業員に「給与所得者の扶養控除等の（異動）申告書」「給与所得者の保険料控除申告書」「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」を記載してもらった上で、回収する必要があります。

年末時点で在籍している従業員については、年末調整が終わって給与や控除などの額が確定した時点で作成します。また、年の途中で退職した方については、退職日から1ヵ月以内に作成して本人に交付してください。

■給与所得の源泉徴収票の書式見本

• ※ 国税庁「F1-1 給与所得の源泉徴収票（同合計表）」

退職所得の源泉徴収票

「退職所得の源泉徴収票」には、退職者の氏名などの個人情報のほか、退職手当などの支払金額、源泉徴収税額、住民税の特別徴収税額などを記載します。また、就職年月日と退職年月日、在職年数に応じた退職所得控除額の記載も必要です。

■退職所得の源泉徴収票の書式見本

• ※ 国税庁「F1-2 退職所得の源泉徴収票（同合計表）」

報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書

「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」には、報酬の支払先や支払者（自社）の情報に加えて、区分や細目、支払金額、源泉徴収税額を記載します。区分とは、原稿料や印税、翻訳料といった報酬や料金の種類のことです。

■報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書の書式見本

• ※ 国税庁「F1-3 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書（同合計表）」

不動産の使用料等の支払調書

「不動産の使用料等の支払調書」には、区分、物件の所在地、細目、計算の基礎、支払金額といった事項を記載します。区分とは、地代、家賃、権利金、更新料といった支払いの内容のことです。また、支払先と支払者（自社）に関する記載も必要です。

あっせん事業者を利用して賃貸などをしている場合、「あっせんをした者」欄に記入すれば、「不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書」の提出を省略できます。

■不動産の使用料等の支払調書の書式見本

• ※ 国税庁「F1-4 不動産の使用料等の支払調書（同合計表）」

不動産等の譲受けの対価の支払調書

「不動産等の譲受けの対価の支払調書」には、支払先と支払者（自社）の情報のほか、物件の種類や所在地、細目、数量、取得年月日、支払金額などを記載します。譲り受けにあたってあっせん手数料を支払った場合は、「あっせんをした者」欄に記載することで、「不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書」の提出は省略可能です。

■不動産等の譲受けの対価の支払調書の書式見本

• ※ 国税庁「F1-5 不動産等の譲受けの対価の支払調書（同合計表）」

不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書

「不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書」には、支払先と支払者（自社）の情報のほか、区分、支払確定年月日、支払金額などを記載します。さらに、あっせん手数料を支払った物件の種類や所在地、数量、取引金額についても記載が必要です。

区分の欄には、譲渡、譲受け、貸付け、借受けなどのあっせんした取引の種類を記載し、物件の種類の欄には土地、借地権、地役権、建物などのあっせんした取引の対象を記入します。

■不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書の書式見本

• ※ 国税庁「F1-6 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書（同合計表）」

未払いでも12月時点で支払いが確定している分は法定調書への記載が必要

法定調書は、その年の12月までのすべての支払いが確定してから作成しますが、法定調書を作成する時点では未払いでも、年内に支払う予定となっていたのであれば法定調書に記載しなければなりません。未払額と未徴収税額を内書きします。例えば、税理士の顧問報酬について、12月分の報酬を12月31日までに支払うことになっていたものの、何らかの事情で未払いになっていた場合、法定調書の作成時点では未払いでも「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」には記載します。

支払金額は原則として消費税込みの金額になる

「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」に記載する支払金額は、原則として消費税込みの金額となる点にも注意が必要です。もっとも、請求書などで報酬・料金と消費税の額が明確に区分されている場合は、税抜きの金額を記載しても差し支えありません。その場合は、税務署への提出が必要になるか否かに関する支払金額の判断基準についても、税抜金額で判断することが可能です。

マイナンバーを記載する書類と記載しない書類がある

法定調書には、支払いを受けた方のマイナンバー（法人の場合は法人番号）を記載しますが、本人に交付する「給与所得の源泉徴収票」や「退職所得の源泉徴収票」などにはマイナンバーを記載しない点にも注意しましょう。マイナンバーを記載するのは、税務署へ提出する法定調書のみです。