請求書の電子化とは？メリット・デメリットや注意点を解説

メールで送付する

請求書のデータを取引先に送る手段のひとつが、作成した請求書をPDFデータにして、メールに添付する方法です。そのほか、チャットツール上でPDFデータを送信するといったことも可能です。
ExcelやWordなどで作成した請求書は、無料でPDFに変換して保存できます。これまで使ってきたソフトやシステムを利用して手軽に行え、即時に送付できることがメリットです。

一方で、誤送信や情報漏洩といったリスクもあります。メールに添付したファイルは、一度送信してしまうと取り消すことができない場合が多く、誤送信（宛先の予測機能を利用した際のミスや添付ファイルのミスなど）によって取引の内容が関係者以外に見られてしまう事態も考えられます。

請求書システムを利用する

請求書の作成と発行、送付までが自動化できるシステムを導入すれば、請求書を電子化することが可能です。取引先に発行した見積もりなどの内容をもとに、自動で請求書を発行できるシステムの場合は、誤送信などのリスクもありません。
過去に発行した請求書も簡単に検索できるため、書類の保管にも便利です。会計システムと連携できるシステムを使うと、消込や記帳まで自動化することができます。

一方のデメリットとしては、コストがかかることが挙げられるでしょう。無料のシステムもありますが、機能が限られてしまいます。

郵送などのコストを削減できる

請求書を電子化することで、これまで紙の請求書を発行するためにかかっていた、郵送などのコストを削減できます。コストとして考えられるのは、下記のような内容です。

＜請求書の電子化で削減できるコスト＞

• ・ 請求書の印刷にかかる紙、インク代
• ・ 請求書を郵送する際の郵便代や切手代
• ・ 紙の請求書の控えを保管するためのスペース

請求書を電子化することで、これらをカットすることが可能です。一方で、システムを利用する場合は、システムの導入費や利用料が発生します。

手間を削減できる

請求書を電子化すれば、印刷や郵送にかかる手間がなくなります。また、これまで見積書の内容を転記して請求書を作成していた場合は、見積データから自動で請求書を作成できるシステムを導入することで、作成にかかる時間やミスの削減につながるでしょう。

さらに、クラウド型の請求書システムを利用した場合、出社をしなくても作成が可能になります。インターネットがつながっていれば、経理担当者のテレワークも実現可能です。

管理しやすくなる

請求書を電子化することで、書類の管理がしやすくなります。電子データであれば、過去の履歴を探す際に、大量の紙の書類を確認する必要がありません。また、請求書システムの場合は通常、発行した請求書を取引先や時期、件名、金額などで検索できます。「過去の取引と同一の依頼がきたので、以前の請求額を確認したい」といった場合にも、検索ですぐに見つけることが可能です。
そのほか、取引先から急ぎで請求書の発行を依頼されるような場合も、リアルタイムでの対応が可能です。

導入コストがかかる

請求書発行システムを利用する場合は、システムの導入コストがかかります。削減できるコストや、利用できる機能の有用性と比較して検討する必要があるでしょう。
ただし、ExcelやWordの請求書をPDF化してメール添付するやり方の場合、現在使用しているパソコンから作成するようであれば、余計なコストはかかりません。

業務のフローを変更しなければならない

請求書を電子化するにあたっては、これまでの業務フローを見直す必要があります。現在の請求書の発行状況をもとに、いつ、誰が、何に対応するのかを明確にしておかないと、スムーズな移行が難しくなってしまうでしょう。
併せて、新しい業務フローを作成した際には、業務担当者へ周知する必要があります。経理担当者はもちろん、取引先から質問を受ける可能性のある営業担当者なども、新しいやり方を知っておく必要があります。

取引先によっては受け入れられない

取引先がすべて、請求書の電子化に対応しているとは限らないため、受け入れてもらえない可能性も考えられます。そのような場合、一部のみ紙の請求書を発行するなどの対応をとる必要があります。紙と電子の両方の運用は、かえって手間がかかる可能性もあるでしょう。
なお、請求書発行システムの中には、書類の郵送代行に対応しているものもあります。自社の業務効率化を図る場合、このようなサービスを検討することもひとつの方法です。

請求書をすぐ受け取れる

電子請求書には、送信と受信のタイムラグがほぼありません。メール添付、もしくはクラウド上のシステムでやりとりする場合も、送信が完了すれば、すぐに中身を確認することができます。
2024年2月現在、請求書を郵送した場合、受け取りまでには平日2～4日前後の時間がかかり、土日や休日の配達は行っていません。通常の郵送には日数がかかる上、請求書に間違いがあって再送するなどの場合は、さらに時間がかかってしまうでしょう。
電子請求書にすることで、スピーディーに請求書を受け取れ、余裕を持って支払い業務が進められます。

管理しやすくなる

データで受け取った電子請求書は、そのままデータとして保存が可能です。紙に印刷してファイリングする必要がないため、その分の手間と保管のコストを削減できるでしょう。

過去の請求書を確認したいときも、保管しているフォルダ内や請求書システムで検索をかけるだけで、該当の請求書を呼び出せます。また、案件名で検索し、毎年の取引を確認することなども可能です。請求書のファイルを取り出し、さらに大量の紙の書類から1枚を探すような作業はなくなります。

導入前に取引先に連絡する

請求書に関する変更は、必ず取引先にも影響が出てくるため、従来とやり方を変える際は変更前に連絡が必要です。電子請求書の導入に問題がないか、事前に確認をしましょう。

スムーズに承諾をもらえればいいですが、電子請求書とともに紙の請求書も希望するケースや、変更自体の拒否というケースも考えられます。変更を希望しないといわれた場合でも、問題点をヒアリングして、いったんは解決策を探ることが大切です。システムの使い方が不安という理由であれば、個別に使い方を説明したり、電子化によるメリットを伝えたりして、フォローを行う必要があります。

それでも対応が難しいといわれた場合は、取引先ごとに個別の対応が必要になるかもしれません。取引先の意向を確認し、要望に応じた対応を行うようにしてください。

インボイス制度へ対応できるシステムを選ぶ

電子請求書の発行や保存ができるシステムを利用する場合は、インボイス制度にも対応できるシステムを選びましょう。
適格請求書発行事業者が発行する請求書は、紙や電子は問わずインボイスに該当します。インボイス制度に対応できる会計システムや、会計ソフトと連携できるシステムを選びましょう。

導入・運用コストを検討して導入する

電子請求書の発行や保存ができるシステムを導入する場合は、導入コストと運用コストを検討する必要があります。電子請求書に切り替えることで、紙の請求書発行において発生していた業務や保管コストなどを削減できる一方で、システムの導入・運用コストが新たに発生します。システムの利用によって得られるメリットと、新たに生じるコストを比較し検討するといいでしょう。
システムの機能や値段はさまざまなものがあるため、会社の求める機能や規模に合わせて選定するのがおすすめです。

新しい業務フローを社内へ確実に周知する

電子請求書を導入すると、請求書発行の業務フローが変わります。請求書をいつ、誰が、どのように発行し、取引先にどのように交付するのかを定めて、新しいフローを周知しましょう。
経理担当者だけではなく、請求書について取引先から質問される営業担当者なども関わってくるため、社内全体に対して新しいフローや、それぞれの立場で知っておくべきことについて伝えます。

請求書の電子化はツール活用がおすすめ

請求書の電子化は、現在さまざまな企業で取り組みが進んでいます。請求書を発行する側にとっても受け取る側にとっても、メリットとデメリットの両面があるため、業務フローなどを見直し、自社に合ったシステムを比較検討することが大切となります。
請求書の電子化やデータの保管には、電子帳簿保存法に対応したシステムの利用がおすすめです。

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