年末調整とは？所得税の確定申告との違いや必要書類、対象者を解説

手続きを行う主体が異なる

年末調整と所得税の確定申告は、主体となって手続きをする方が異なります。年末調整では、企業が主体となって納税の手続きを行います。従業員が勤務先に必要書類を提出し、それをもとに企業が所得税の計算をして、源泉徴収した所得税との過不足を調整します。不足分の納付や多く払いすぎていた場合の還付も、12月または1月の給与で調整されます。
一方、所得税の確定申告は、納税する本人が収入や経費をまとめて所得額を計算し、それをもとに所得税の計算と納付を行います。個人事業主の場合、自分で年間の売上と経費を帳簿に記録し、それをもとに所得を算出し、申告しなければなりません。また、所得税額も自分で算出し、税務署への提出や口座引き落としなどの方法で納付します。
なお、年末調整を受けた給与所得者が何らかの理由で所得税の確定申告を行う場合、収入の合計額などはすでに勤務先が算出しています。受け取った源泉徴収票をもとに所得税の確定申告をすることで、申告の手間を大幅に軽減することが可能です。

受けられる控除が異なる

年末調整と所得税の確定申告では、申告できる控除の種類が異なります。代表的なものは、下記のとおりです。

副業を行っている従業員への対応

近年は、従業員の副業を認めている企業も増えてきていますが、自社が本業の従業員の場合は、副業を行っていてもほかの従業員と変わらず年末調整を行うことになります。年末調整に必要な「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は1つの勤務先でしか提出できないため、最も収入が多い、または勤務時間の長い勤務先へ提出することが一般的です。
ただし、本業の収入は企業で年末調整が可能ですが、副業での収入は従業員本人が所得税の確定申告を行います。また、自社を本業ではなく副業としている従業員に対しては、企業側で年末調整を行う必要はありませんが、従業員に源泉徴収票を発行しなくてはなりません。
注意点として、副業が認められている企業でも、従業員が勝手に始めてよいわけではなく、さまざまな確認や許可が必要な場合があります。労働時間の管理や競合他社への情報漏洩などの観点から、企業は事前に副業の内容を確認しておくようにしましょう。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は、扶養控除の申告に必要な書類です。扶養親族や配偶者がいなかったとしても、原則としてすべての従業員が提出します。
扶養控除や障害者控除、寡婦・寡夫控除、ひとり親控除、勤労学生控除の申告のほか、住民税の計算に必要な情報の申告や、翌年の源泉徴収税の計算に必要な源泉控除対象配偶者の申告などもこの書類で行います。
また、申告書は当年分と翌年分の2枚が従業員に配布されます。前年に回収した申告書で、当年の扶養控除の手続きを行うことになるためです。同じ用紙を年末に再度配布し、従業員に記入してもらうことで、変更があった際の差額を年末調整で処理することができます。

給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」は、基礎控除、配偶者控除・配偶者特別控除、所得金額調整控除の申告に必要な書類です。
基礎控除はすべての従業員が対象となるため、配偶者控除などがなくても提出が必要となります。

給与所得者の保険料控除申告書

「給与所得者の保険料控除申告書」は、従業員が保険料控除を受ける際に必要な書類です。生命保険や地震保険、小規模企業共済などに加入している従業員が対象となります。
申告には基本的に保険料の控除証明書の添付が必要です。申告内容と添付書類が一致しているか確認しましょう。

給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書 兼 （特定増改築等）住宅借入金等特別控除計算明細書

「給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書 兼 （特定増改築等）住宅借入金等特別控除計算明細書」は、住宅ローン控除を受けるための申告書です。家の新築や家屋の増改築などで住宅ローンを組んだ従業員が、要件を満たした場合に控除を受けることができます。
住宅ローン控除を受ける際には、1年目は会社員も所得税の確定申告での手続きが必要となるため、この書類は2年目以降の年末調整での申告の際に使用します。なお、申告書には、住宅ローンを借りている金融機関から発行される、年末残高証明書の添付が必要です。

1. 年末調整の対象者を確認する

まずは、年末調整の対象者を確認します。要件を満たすすべての従業員が対象となるため、パートやアルバイトも含めて確認が必要です。
また、前提として、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出している方が対象となります。従業員の年間の給与が2,000万円を超える場合や、複数の収入があり別の会社で年末調整を行う場合などは対象外となります。

2. 年末調整に必要な書類を従業員に配布する

年末調整に必要な書類を従業員に配布します。企業から従業員に配布する書類は、下記のとおりです。

＜年末調整のために配布する書類＞

• ・ 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書（当年分）
• ・ 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書（翌年分）
• ・ 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
• ・ 給与所得者の保険料控除申告書

企業では多くの場合、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は年末調整をする年と翌年の2枚分を配布し、従業員に提出をしてもらいます。申告内容をもとに、翌1月以降の源泉徴収税額の計算を行うためです。
書類を配布する際に、書類の書き方や必要書類について案内を行うといいでしょう。控除に必要な証明書類の添付が漏れていたり、記入に間違いがあったりすると、内容確認や再度提出を依頼するなどの手間がかかってしまいます。

3. 書類を回収する

期日を設定し、従業員から書類と添付書類を回収します。回収が終わったら申告内容と必要書類の添付漏れがないかなどを確認し、不明点については従業員に個別に問い合わせなくてはなりません。書類の回収からチェックまでは、ある程度余裕を持った期日を設定しましょう。
ただし、生命保険料控除証明書などの必要書類は、通常10月から11月にかけて届きます。期日をあまり早くすると、書類が届いていないタイミングとなってしまうため注意が必要です。

4. 従業員の年間給与を確定させる

12月の給与と賞与が確定したら、従業員ごとに年間の給与額を確定させます。なお、年間の給与額とは、1月1日～12月31日に支給された給与と賞与の合計です。非課税となる交通費や手当は含めずに計算を行います。

5. 源泉徴収簿を作成して年調年税額を計算する

源泉徴収簿とは、従業員の年間給与や賞与の額、各種控除の額、年末調整によって算出された1年間に納めるべき税額（年調年税額）のほか、これまでに源泉徴収した所得税額の過不足といった、年末調整の過程と結果をまとめた帳簿です。作成の義務がある帳簿ではないため、必要な情報が記されていれば給与台帳で代用も可能です。
計算結果に応じて、12月または1月の給与から、過不足の調整を行います。一般的に、12月の給与で調整を行う企業が多いでしょう。

6. 源泉徴収票を作成する

年末調整の結果をまとめた源泉徴収票を作成します。従業員を雇用している企業は、必ず源泉徴収票を作成しなければいけません。作成した源泉徴収票は、1月31日までに本人に交付します。通常、年末調整の過不足を調整した月に交付します。

7. 税務署・自治体へ書類を提出する

翌年の1月31日までに、税務署・自治体に下記の書類を提出します。なお、源泉徴収票については、従業員本人にも交付します。

＜税務署に提出する書類＞

• ・ 給与所得の源泉徴収票
• ・ 法定調書合計表
• ・ 支払調書（源泉徴収が必要な報酬を支払った場合など）

税務署へ提出する源泉徴収票は、相手に対するその年の支払額が500万円を超えている場合などの提出条件があります。
また、支払調書の提出条件については、業種によって相手に支払った報酬の合計額などの条件が異なります。

＜従業員が住んでいる市区町村へ提出する書類＞

• ・ 給与支払報告書（総括表を添える）

延滞税が課される

年末調整において、不足分の税金の納付が遅れた場合、企業に対して延滞税が課せられます。納付期限は翌年1月10日となっており、期限を1日過ぎると延滞税が課税されます。
また、2ヵ月以上が過ぎると税率が上がるため、万が一納付が遅れた場合は、すみやかに対応しましょう。

税務署からの指摘に対応しないと差し押さえられる

税務署から指摘があったにもかかわらず、企業がそれにもとづく納税を怠った場合、差し押さえといった強いペナルティを受ける可能性があります。
最悪の事態になると、会社の信用にも関わるため、指摘があった場合はすみやかな対応が必要です。

脱税と見なされたら罰則を受ける

年末調整を行わずに、本来納めるべき所得税額を納めなかった場合、脱税と見なされて所得税法違反に問われる可能性があります。所得税法 第239条では、不正によって所得税を免れた者は、10年以下の懲役または100万円以下の罰金、またはその両方が科せられるとしています。

所得税の還付が受けられない

年末調整を適切に行わないと、企業だけでなく、従業員にとっても不利益が出ることになります。年末調整で各種控除の申告などを行うことで、従業員に払いすぎた税金が還付される場合がありますが、適切に処理が行われていないと、還付が受けられない可能性が出てきます。

従業員が自分で所得税の確定申告を行わなければならない

勤務先で年末調整を受けられなかった従業員は、自分で所得税の確定申告をしなければいけません。確定申告は年末調整とは異なる手間があり、従業員に大変な負担がかかります。
年末調整は所得税法で決められた企業の義務であり、故意に行わない場合や虚偽の申告をした場合、「1年以下の懲役もしくは50万円以下の罰金」、もしくはさらに重い罰則を受ける可能性もあります。年末調整を故意に行わないことは、企業・従業員双方へのデメリットが大きいため、遅れや漏れのないように適切に行いましょう。

年末調整にはツールの活用がおすすめ

年末調整は、事前準備や膨大な量の書類の確認が必要となります。担当者にとっては、日々の業務を行いながら並行して対応をする場合、負担が非常に大きくなるかもしれません。年末調整を自社で行う場合は、給与額や源泉徴収税額の集計、控除額の計算、過不足額の計算などを自動で行えるツールの利用がおすすめです。

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